Oświadczenie o Ochronie Prywatności

Kim jesteśmy? 

UNHCR to agencja Organizacji Narodów Zjednoczonych, której mandatem jest ochrona i znajdowanie trwałych rozwiązań dla uchodźców, społeczności przymusowo przemieszczonych oraz bezpaństwowców.  

UNHCR w Polsce oraz nasi partnerzy współpracują w celu promowania dostępu uchodźców i osób ubiegających się o azyl do usług ochronnych, pomocy społecznej oraz informacji prawnej na temat ich praw do azylu i ochrony międzynarodowej.  

Zgodnie z prawem międzynarodowym UNHCR korzysta z przywilejów i immunitetów niezbędnych do niezależnego wykonywania swoich funkcji. Oznacza to, że ustawodawstwo krajowe związane z ochroną danych i prywatnością, takie jak Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych UE (RODO), nie ma zastosowania do UNHCR.

Aby zapewnić ochronę godności i podstawowych praw osób, z którymi i dla których pracujemy, UNHCR ustanowiło kompleksowe ramy gromadzenia, wykorzystywania i udostępniania ich danych osobowych. Na te ramy składają się dwie kluczowe polityki: Ogólna Polityka UNHCR ds. Ochrony Danych i Prywatności (2022) oraz Polityka Ochrony Danych Osobowych Osób Objętych Ochroną UNHCR (2015). Ramy te wyznaczają wysoki standard ochrony danych osobowych, zbliżony do międzynarodowych ram ochrony danych, w tym do Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych UE.

Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności wyjaśnia, w jaki sposób UNHCR w Polsce wykorzystuje zebrane od Państwa dane osobowe, a także opisuje Państwa prawa związane z wykorzystywaniem Państwa danych osobowych.

Dlaczego przetwarzamy Państwa informacje? 

UNHCR nie świadczy już bezpośrednich usług w zakresie ochrony ani pomocy osobom przymusowo przemieszczonym lub bezpaństwowcom w Polsce. Jeśli to jednak konieczne, UNHCR może przetwarzać Państwa dane osobowe na zasadzie ad hoc w następujących, ograniczonych celach:  

• Odpowiadanie na zapytania i prośby o interwencję w ramach ochrony skierowane do UNHCR; 

• Kierowanie spraw do organów rządowych, agencji ONZ lub organizacji partnerskich, w stosownych przypadkach i na żądanie;  

• Podejmowanie dalszych działań lub obsługa żądań osób, których dane dotyczą, związanych z przeszłymi działaniami UNHCR, w tym z udzieloną wcześniej pomocą; oraz  

• Spełnianie wymogów w zakresie rozliczalności, audytu, nadzoru i archiwizacji.  

Krótko mówiąc, przetwarzamy Państwa dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania naszego mandatu w zakresie ochrony międzynarodowej i rozwiązań. Kiedy przetwarzamy Państwa dane osobowe w celach związanych z rozliczalnością, audytem, nadzorem lub w ramach innych obowiązków, robimy to tylko wtedy, gdy nie narusza to Państwa praw i wolności. 

UNHCR nie prowadzi w Polsce działań związanych z ciągłą rejestracją, prowadzeniem spraw ani ciągłym dostarczaniem pomocy. 

Partnerzy pozarządowi współpracujący z UNHCR mogą przetwarzać Państwa dane osobowe podczas świadczenia Państwu usług bezpośrednich. Są oni związani krajowymi i unijnymi przepisami oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych. Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, w jaki sposób wykorzystują oni Państwa dane osobowe oraz jakie przysługują Państwu prawa na mocy obowiązujących przepisów krajowych, prosimy o bezpośredni kontakt z odpowiednimi organizacjami pozarządowymi.

Jakie dane osobowe przechowujemy? 

W wyżej wymienionych celach i w razie potrzeby, UNHCR w Polsce może przetwarzać następujące rodzaje danych osobowych:  

• Podstawowe dane biograficzne (takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo); 

• Dane kontaktowe (jeśli zostały podane); 

• Informacje istotne dla zapytania lub skierowania; oraz  

• Historyczne zapisy dotyczące pomocy związane z wcześniejszymi programami UNHCR w Polsce. 

Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe? 

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez UNHCR tylko tak długo, jak będzie to konieczne do realizacji konkretnego celu, dla którego zebraliśmy te dane. 

 Okres przechowywania różni się w zależności od konkretnego celu. Na przykład Państwa dane osobowe mogą być przechowywane przez sześć lat dla celów audytu. Akta o wartości historycznej mogą być przechowywane dłużej w celach archiwalnych. Dostęp do danych osobowych jest ściśle ograniczony do upoważnionego personelu UNHCR [prosimy zapoznać się z informacjami poniżej dotyczącymi potencjalnego udostępniania Państwa danych]. 

Specjalna uwaga dotycząca danych biometrycznych (odcisków palców) zebranych w ramach programu pomocy finansowej UNHCR w latach 2022–2024 

Jeśli zarejestrowali się Państwo w programie pomocy finansowej UNHCR w Polsce w latach 2022-2024, prosimy o przyjęcie do wiadomości, że Państwa dane biometryczne (tj. odciski palców), które zostały zebrane w celu weryfikacji tożsamości, zostały już usunięte.  

Państwa dane biometryczne mogły zostać zachowane przez UNHCR tylko w rzadkich przypadkach, gdy:  

• Przeprowadzili się Państwo następnie do innego kraju, oraz  

• Zapisali się/zarejestrowali się Państwo w UNHCR w tym kraju, w którym używany jest Biometryczny System Zarządzania Tożsamością (BIMS). 

Państwa dane biograficzne i zapisy dotyczące pomocy, związane z wcześniejszą pomocą finansową lub innymi działaniami UNHCR w Polsce, są zachowywane wyłącznie w celach audytowych, związanych z rozliczalnością i archiwalnych, zgodnie ze standardami przechowywania UNHCR.  

W celu uzyskania dalszych informacji na temat usuwania danych biometrycznych (odcisków palców), prosimy o zapoznanie się z niniejszą stroną. 

Potwierdzenie usunięcia danych biometrycznych jest wydawane wyłącznie na żądanie. Takie wnioski należy składać za pośrednictwem poczty elektronicznej i muszą one zawierać pełne imię i nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL-UKR lub ukraiński Numer podatkowy.  

W jaki sposób zapewniamy bezpieczeństwo Państwa danych osobowych?

Przetwarzamy Państwa dane osobowe wyłącznie w bezpiecznych systemach zarządzania informacjami UNHCR, które posiadają odpowiednie i rygorystyczne funkcje bezpieczeństwa cybernetycznego.  

Wprowadziliśmy również środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że Państwa dane osobowe są u nas bezpieczne, w tym kontrole dostępu, zobowiązania personelu do zachowania poufności oraz inne techniczne funkcje bezpieczeństwa, zaprojektowane w celu zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi, utracie lub niewłaściwemu wykorzystaniu danych osobowych.  

Czy udostępniamy Państwa dane osobowe podmiotom trzecim i komu? 

UNHCR nie będzie udostępniać Państwa danych osobowych organom władzy Państwa kraju pochodzenia. 

Niemniej jednak, jeśli będzie to miało znaczenie dla Państwa sytuacji, Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione naszym partnerskim organizacjom pozarządowym (NGO) i/lub odpowiednim organom rządowym w Polsce w celu obrony Państwa praw i dostępu do podstawowych usług. W takim przypadku udostępniane przez nas informacje będą ściśle ograniczone do tego, co niezbędne. Umowy o udostępnianiu danych, które zawarliśmy z naszymi partnerami, gwarantują, że Państwa dane osobowe nie będą przekazywane dalej, chyba że nastąpi to w zgodzie z krajowymi i unijnymi politykami oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych, które wiążą naszych partnerów. 

UNHCR poinformuje Państwa, jeśli Państwa dane osobowe zostaną udostępnione którejkolwiek z tych stron trzecich, o przyczynie udostępnienia danych oraz o tym, czego w uzasadniony sposób można oczekiwać od działań UNCHR w Państwa sprawie.

Jakie są Państwa prawa?

Mają Państwo prawo do uzyskania od UNHCR informacji na temat:  

• tego, jakie dane na Państwa temat posiadamy; 

• w jaki sposób Państwa dane są wykorzystywane;  

• tego, który Partner (jeśli dotyczy) przetwarza Państwa dane osobowe w imieniu UNHCR;  

• miejsca przechowywania Państwa danych; oraz  

• tego, które dane mogą być udostępniane innym osobom i komu.  

Mogą Państwo zażądać od UNHCR potwierdzenia, czy posiadamy Państwa dane osobowe (lub ich braku), a także żądać dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez UNHCR.  

Mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych przez UNHCR ze względu na Państwa szczególną sytuację. 

Mają Państwo również prawo zażądać sprostowania wszelkich nieprawidłowych, niedokładnych lub niekompletnych danych na Państwa temat oraz poprosić o usunięcie Państwa danych osobowych, jeśli uważają Państwo, że UNHCR nie ma już żadnego celu ani uzasadnionej podstawy do ich przechowywania. 

Należy pamiętać, że Państwa wnioski będą podlegać rozpatrzeniu zgodnie z politykami ochrony danych UNHCR.  

Jak mogą się Państwo z nami skontaktować?

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, pytań lub skarg dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych przez UNHCR, mogą Państwo skontaktować się z UNHCR Polska za pośrednictwem następujących kanałów.  

• Infolinia UNHCR: 800 012 948 (dostępna od pon.-pt., w godz. 8:30-16:30)

• E-mail: [email protected] 

Zadzwoń bezpłatnie do UNHCR przez przeglądarkę

Prosimy pamiętać, że niektóre dane osobowe mogą być niezbędne UNHCR do udzielania odpowiedzi na zapytania lub zapewnienia rozliczalności. W związku z tym sprzeciw wobec wykorzystywania Państwa danych osobowych może wpłynąć na zdolność UNHCR do udzielenia odpowiedzi na Państwa wniosek.

Prosimy o zwrócenie uwagi na następujące kwestie: 

UNHCR może od czasu do czasu aktualizować niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach lub z innych powodów operacyjnych, prawnych lub regulacyjnych.  

W przypadku wprowadzenia zmian do niniejszego oświadczenia o ochronie prywatności możemy Państwa powiadomić poprzez:  

• Opublikowanie zaktualizowanego oświadczenia na naszej stronie internetowej;  

• Dołączenie powiadomienia do naszej regularnej komunikacji.  

Zachęcamy do okresowego zapoznawania się z treścią niniejszego oświadczenia.